首先要注意自己所提的建议和意见一定要有逻辑合理性、正确的方向性,这是HR能够观察到的属于建议者角色的亮点。正确的、富有逻辑性的建议,一旦被小组认可、采纳,那么提出建议的建议者也能获得加分,从而有可能从小组讨论中凸显出来。
其次,在讨论过程中,一定要注意团队精神,发言前先总结下别人的观点,稍作评价,再提出自己的意见,这是尊重他人的做法。如果自己有意见,先听听其他人怎么说,可以从中发现自己意见的不足并加以改进,也可以发现他人所遗漏的地方找机会补充。
作为建议者,有时候会发现自己对小组所要解决的问题和任务没有什么想法,基本上很难发表有建设性的意见或建议;或者遇到的案例和问题,自己还未读完或读懂题目材料,小组就已经开始讨论了;或者小组其他成员已经把你的想法和观点都想到并阐述了。面对这些情况时,首先不要心慌,仔细听取别人的谈话,在别人发表完意见后,自己先作下总结,然后将他人的意见综述一下,并加上自己的一点补充,这样也能巧妙地造成自己也有观点、意见发表的迹象,从而扭转自己处于被动的局面。
4) 记录员
在小组讨论过程中,每个人的观点与发言,都需要有人记录整理,并在总结展示阶段将整理好的材料提交给发言的成员,这就是记录员角色的大致职责。记录员在小组讨论过程中也发挥着很大的作用,一个优秀的记录员能及时把讨论过程中关于要点问题解决的发言、有创意的点子等清晰地记录下来,同时还要在重点问题没有讨论结果或者出现跑题的情况下,适当提醒相关成员。担任这个角色需要较强的笔记能力,对笔记速度、对要点的把握、笔记的工整性都有较高的要求。
做好记录员的角色技巧
明确重点,清晰记录
在小组确定整体解决问题的思路后,将小组确定的时间划分安排,画在一张分成几部分的纸上,在每部分的页头标明该时间段内要解决的问题和目标。在小组讨论过程中,要快速而准确地记下每个成员的发言,包括成员名字及发言内容(不用全部逐字记录,但完整意思一定要记录,包括好点子和坏点子),并结合小组的整体解决思路,把相关的发言重点 记号标明。
协助小组领导者解决问题盲点
在小组讨论过程中可能会出现讨论偏离题意、目标方向错误的情况,当出现这种情况时,作为记录员也应该要适时提醒整个小组或某个组员,同时将重点的意见建议清晰地记录下来,并传达给小组领导,从而推进整个小组讨论的进程。例如:“就×××问题我们刚才已经讨论到×××步骤了,接下来应该进入到下个环节问题的讨论……”。
恰当总结发言,争取做小组代表来总结陈述
在小组讨论结束后及总结展示前,如果时间允许,可以简要地总结一下小组讨论的结果。例如 某个同学在一次担任记录员的小组讨论结束后,拿起记录要点的纸,对着所有小组成员说:“大家的发言及讨论我都记录在这张纸上了,接下来,我向大家简要说明一下我记录的要点吧!……”,在其他成员听他做汇总的过程中,他有重点地、思路清晰地将整理好的讨论方案要点一条一条地说出来,并在适当的时候点名夸奖了小组其他成员的建议或意见。并在最后说“这就是我们小组讨论的结果,全部记录在这里了,接下来哪位同学去做代表陈述?我将这张纸给他。”而其他组员在听完总结后,都一致选他作为小组代表作最后的总结陈述、小组展示。
对小组讨论过程中的坏点子,例如:与解决小组问题大局目标相冲突,或者是节外生枝,超越了问题的讨论范围的点子,作为记录员该怎么处理呢?如果小组某个成员只提出一次这样的坏点子,且没有占用太多讨论时间的话,可记录下来而不用向大家点明。如果再次被提出来,并引起小组整体讨论的话,记录员就应该要明确表态,引导小组讨论朝正确的方向进行。
5) 总结者
实际情况中总结者的角色应该在总结展示阶段才会出现,总结者的职责就是代表整个小组将小组讨论的结果向面试官陈述,或者代表小组上台作方案成果展示、演讲等。但是在通常情况下,总结者都是在讨论结束后由整个小组一致投票选出来的,所以担任总结者的人必须能够赢得小组其他成员的信任,而这个信任大多数是在之前的讨论过程中逐渐形成的。
如果你获得了代表小组作总结的机会,那么在看完总结材料后,建议在第一时间和其他角色的成员进行沟通交流,以确认自己的理解和想要总结表达的思路、方式准确无误。在作总结陈述、小组展示的过程中,一定要注意说话的逻辑性与条理性,如有必要,可以将小组成员思考的过程简要概括一下。
(二) 怎样选择适合自己的角色
(1) 权衡自己及小组其他成员的能力、性格和专业构成。小组成员的性格,能力、专业素质、背景经历不尽相同。如果你最初想要做领导者,但小组中有其他成员的能力更强,那你可以选择其他辅助的角色。
(2)要做真实的自我,根据自己在日常学习、工作生活中的习惯及表现来合理选择角色。如果你逻辑思维比较强,善于做推理演算的纸面工作,却不善于语言表达的话,那么你就不要做总结者角色,可以做其他辅助的角色。如果你善于思路引导、活跃讨论气氛、有对大局观的把握,那么你可以考虑做领导者或者时间控制者等等。一定要根据自己的实际情况来综合选择角色。
(三) 小组讨论的礼仪和原则
(1) 发言时,要面向小组成员,而不要看着面试官说话。因为讨论是在小组成员之间进行的,与面试官无关,小组其他成员才是讨论过程中最重要的人。
(2) 尊重小组其他成员的观点,友善待人,不恶语相向。相信每一个成员都想抓住机会多发言,以便“凸显”自己。但过分表现自己,对他人观点无端攻击、横加指责、恶语相向,往往只会导致自己最早出局。没有一个公司会聘用一个不重视合作、没有团队意识的人;注意多用建议性批评,不用批评性建议。
(3) 不能将小组讨论弄成“一言堂”。不可滔滔不绝地垄断发言,也不能长期沉默,处处被动。每次发言都必须有条理、有根据。